Η πιο συνηθισμένη αστοχία με τα εργαλεία AI δεν είναι τεχνική. Είναι ένας εργαζόμενος που, με καλή πρόθεση, επικολλά ένα αρχείο πελατών σε ένα δωρεάν εργαλείο για να «το τακτοποιήσει». Από εκείνη τη στιγμή η επιχείρηση έχει πρόβλημα συμμόρφωσης με τον GDPR.
Το καλό νέο είναι ότι με λίγους απλούς κανόνες ο κίνδυνος μειώνεται δραματικά.
Τι δεν μπαίνει ποτέ σε δωρεάν εργαλείο
- Ονοματεπώνυμα πελατών μαζί με τηλέφωνα, διευθύνσεις ή ΑΦΜ.
- Στοιχεία υγείας, οικονομικά στοιχεία ή ό,τι αφορά ειδικές κατηγορίες δεδομένων.
- Αριθμοί καρτών, IBAN, κωδικοί πρόσβασης.
- Εσωτερικά έγγραφα με εμπορικά μυστικά, τιμοκαταλόγους προμηθευτών ή συμβάσεις.
Αν χρειάζεστε βοήθεια με ένα τέτοιο αρχείο, αντικαταστήστε πρώτα τα στοιχεία με ψευδώνυμα (Πελάτης Α, Πελάτης Β) ή χρησιμοποιήστε επαγγελματικό λογαριασμό με τις κατάλληλες εγγυήσεις.
Τι να ελέγξετε στους όρους του εργαλείου
- Αν τα δεδομένα σας χρησιμοποιούνται για την εκπαίδευση των μοντέλων και αν μπορείτε να το απενεργοποιήσετε.
- Πού αποθηκεύονται τα δεδομένα και για πόσο.
- Αν ο πάροχος υπογράφει σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων (DPA).
Μια απλή εσωτερική πολιτική χρήσης AI
Δεν χρειάζεται εγχειρίδιο 30 σελίδων. Μία σελίδα αρκεί, αν απαντά σε τρία ερωτήματα: ποια εργαλεία είναι εγκεκριμένα, τι δεδομένα επιτρέπεται να μπαίνουν σε αυτά, και ποιος ελέγχει το αποτέλεσμα πριν φύγει προς πελάτη. Αυτό από μόνο του προστατεύει την επιχείρηση και δίνει στους εργαζομένους σιγουριά για να χρησιμοποιούν τα εργαλεία χωρίς φόβο.
Chatbots και δεδομένα πελατών
Αν βάλετε chatbot στο site σας, ενημερώστε τους επισκέπτες ότι μιλούν με ψηφιακό βοηθό, ορίστε τι συλλέγεται και για πόσο κρατιέται, και προσαρμόστε την πολιτική απορρήτου σας. Το chatbot καλό είναι να μη ζητά περισσότερα στοιχεία από όσα πραγματικά χρειάζεται για να εξυπηρετήσει.
Η Business 2040 διαθέτει πιστοποιημένο Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων (DPO, TÜV Austria) και ενσωματώνει αυτούς τους κανόνες τόσο στα σεμινάρια όσο και στην υλοποίηση chatbot. Μιλήστε μαζί μας αν θέλετε βοήθεια με την πολιτική χρήσης AI της επιχείρησής σας.